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  • : Culture et confiture
  • : La culture, c'est comme la confiture : moins on en a, plus on l'étale. Voici donc un blog pour pouvoir en étaler un peu plus. ;D
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30 août 2013 5 30 /08 /août /2013 14:10

Le compte rendu témoigne tandis que le procès verbal atteste. Quant au rapport, il décrit, analyse les faits objectivement pour proposer des améliorations.

Les écrits de l’entreprise ont une fonction opérationnelle ; ils ne sont pas faits pour embêter le rédacteur et remplir les archives. La différence entre ces documents ne réside pas dans leur longueur, ni dans la qualification de celui qui les rédige, pas plus que dans le sujet traité. C’est essentiellement leur objectif : témoigner, attester et étudier qui fait leur différence et influe sur la manière de les rédiger.

Que ces documents soient aujourd'hui envoyés par mail (courriel) ne change rien à leur fonction. En ce cas ils sont de préférence mis en pièces jointes plutôt que rédigé directement dans l'emplacement du texte électronique.

Le compte rendu témoigne de façon neutre

Qu’il s’agisse d’un compte rendu d’accident, de réunion, de visite, etc., un compte rendu est un document qui doit servir aux personnes qui n’ont pas été présentes. Elles doivent pouvoir faire leur travail sur la base de ce témoignage : ordonner pour la hiérarchie, réaliser pour l’équipe technique, fournir ou administrer pour les autres services.

Plus le compte rendu est destiné à être opérationnel, plus sa forme est dépouillée jusqu’à devenir un tableau mettant en regard :

 

  • thème à l’ordre du jour,
  • préoccupations soulevés,
  • décision prise.

Il est cependant encore nécessaire de rédiger des comptes rendus plus denses que l’on appelle synthétiques (regroupant les informations par thèmes en les reformulant) ou sténographiques (racontant les faits dans leur intégralité et de manière chronologique). La densité du compte rendu est, en fait, inversement proportionnelle à la confiance qu’on met dans les parties prenantes. On retranscrit leurs paroles mot à mot, même si ce n’est pas du français correct, lorsqu’on les sait capables de venir contester le contenu du compte rendu.

 

Le procès verbal atteste les faits par la signature de toutes les parties prenantes

C’est donc pour des raisons de confiance que le procès verbal prend le plus souvent la forme sténographique. Il peut cependant revêtir les mêmes formes que le compte rendu car, pour devenir un procès verbal, il suffit qu’un compte rendu soit muni des signatures de toutes les parties prenantes : tous les participants à une réunion, tous les acteurs d’un accident, tous les présents à une audition, etc.

Le rapport analyse une situation et propose des solutions en toute objectivité

Le rapport peut être bref et se réduire à une simple lettre s’il porte sur un événement simple. Il peut être inversement un épais document relié qui nécessite un sommaire, des illustrations et des annexes. Mais, quelle que soit sa longueur, un rapport se construit en trois parties :

 

  1. La description des faits.
  2. L’analyse de ces faits à travers la réglementation, des critères techniques, de nouveaux procédés ou la découverte de nouveaux matériaux.
  3. Des propositions visant à améliorer la situation initialement décrite, qu’il s’agisse de fabrication, qu’il s’agisse de sécurité, qu’il s’agisse de répondre à la sollicitation d’un membre du personnel. En l’occurrence, puisque le rédacteur s’implique en donnant un avis, le rapport n’est pas un écrit neutre. Cet avis reposant cependant sur une analyse et non pas sur un caprice du rédacteur, le rapport reste un document objectif.

Ces trois parties sont coiffées d’une introduction les annonçant. Cette annonce est précédée de l’objet de l’étude et des raisons qui ont conduit à la réaliser.

 

Les écrits professionnels se rédigent en style impersonnel

Pour aider à la neutralité et à l’objectivité de ces écrits, on emploie le style impersonnel, c’est-à-dire que la première personne du singulier n’est jamais utilisée. Le style impersonnel est un mélange de voix passive («les choses agissent» plutôt que «j’ai vu agir les choses») et de style indirect («l’action a été constatée» plutôt que «j’ai constaté l’action»). Cela dit aucun mot n’est obligatoire ou interdit. Il faut employer les mots les plus précis possibles en pensant qu’il faut aussi être compris par des collègues qui ne sont pas spécialistes.

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31 août 2011 3 31 /08 /août /2011 13:39

Le copyright est le système de protection de la propriété intellectuelle, en cours aux États-Unis. Il suppose un dépôt de l’œuvre auprès de l'office du copyright à Washington. En France, une œuvre artistique, musicale ou littéraire appartient en exclusivité à son créateur, sans formalité à accomplir, et lui seul a le droit de l'exploiter. Ce droit, inscrit dans la convention de Berne, est reconnu par 159 pays. Cependant, rien n'empêche qui que ce soit de copier un texte ou une image sur le Net.

Le copyright, preuve de la propriété intellectuelle, aux Etats-Unis

Le copyright, aux États-Unis, s'obtient par un dépôt auprès de l'office du copyright à Washington. Cette démarche est indispensable pour faire valoir son droit de propriété intellectuelle, aux yeux de la loi américaine. Cette formalité accomplie permet d'ajouter au nom des œuvres, le symbole ©, suivi de l'année de publication, puis du nom du déposant.

Cette mention ne garantit pas contre la copie, mais permet de justifier sa propriété intellectuelle quand on a à recourir contre un plagiaire.

La propriété intelectuelle est "de droit" dans 159 pays

En France, selon les articles L.111-1 et L.123-1, le droit de propriété intellectuelle existe, dès qu'une œuvre a été créée, et tout au long de la vie de son auteur. Aucune formalité n'est nécessaire.

Après la mort de l'auteur, ses héritiers reçoivent ce droit, pour les 70 ans à venir. Ce délai écoulé, les œuvres appartiennent au domaine public.

Ce droit ne protège pas moins les œuvres que le droit américain, puisque dans les 2 cas, ce n'est pas la copie qui est empêchée, et dans les 2 cas, l'auteur doit faire une démarche en justice, pour obtenir gain de cause.

Ce qui fait défaut dans le droit français, c'est la preuve de l'antériorité de l’œuvre. Toutefois, elle est prouvée par publication. Quand l’œuvre n'est pas publiée, on peut la matérialiser et la déposer auprès d'organismes ou, ce qui est plus économique, se l'envoyer par la poste, dans un paquet qu'on n'ouvrira jamais. Le cachet de la poste fera foi devant une Cour de Justice.

La présence du symbole © ne décourage pas les plagiaires

Il ne faut pas croire que le symbole ©, ou la mention "tout droit réservé", décourage les pirates. Toutefois elle prévient le public que l'auteur ne souhaite pas qu'on emprunte sa création, encore faut-il que création il y ait, une Xième photo de la tour Eiffel, sans originalité, peut difficilement être revendiquée comme une œuvre d'art.

Les protections offertes en ligne sont donc inutiles et les protections informatiques sont facilement craquées par les habiles pirates.

Lorsqu'on découvre une de ses œuvres sur un site, et que le propriétaire du site ne la retire pas, le meilleur recours est réalisé auprès de l'hébergeur qui, pour préserver sa réputation, réitèrera la demande et fermera le site, en cas d'obstination.

Copyright blue&silver | Source | Date 10.08.2007 | Author Item GFDL |
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8 juillet 2011 5 08 /07 /juillet /2011 11:38

L'entretien professionnel n'est ni une tâche obligatoire, mais vaine, ni l'effet d'une mode. Il est utile parce qu'il a un objectif : maintenir un niveau d'information constant dans différentes occasions de la vie professionnelle. C'est pourquoi l'entretien se prépare, de part et d'autre, demande une attention soutenue pendant son déroulement, ce qui fait qu'il est obligatoirement suivi d'effet.

L’entretien professionnel n’est pas une tâche, mais un moyen

L’entretien n’est pas une conversation de salon obligatoire qui gaspille du temps de travail. Il ne se subit pas. Ce n’est pas non plus un tribunal où l’un juge l’autre. L’entretien est un moyen de communication réelle.

L’entretien sert à mettre au clair une situation en toute confiance, calmement, posément, en ayant prévenu les perturbations extérieures. Il est indispensable, épisodiquement, dans la vie au travail entre un salarié et son responsable.

Il vient compléter et approfondir les échanges quotidiens, parfois un peu trop rapides ou un peu trop superficiels.

Il ne fait pas double emploi avec ce que nous apprennent les documents papier, car il sert à les préciser, à les expliciter en voyant évoluer concrètement une personne, en la voyant réfléchir et s’exprimer.

C’est le moment privilégié pendant lequel on peut aborder un cas particulier, personnel, qu’on soit celui qui reçoit ou celui qui est reçu.

L’entretien professionnel n’est pas une mode, mais un outil de management

L’entretien n’est pas une mode. Il n’est pas une fin en soi. Il ne doit pas remplacer tous les échanges.

Il ne convient pas, par exemple, à une simple transmission d’informations, mais à un besoin d’éclaircissement de part et d’autre pour des cas aussi divers que :

  • Définir l’adaptation entre un postulant et le poste sollicité.
  • Définir des missions lors d’une prise de fonction.
  • Définir des objectifs de formation.
  • Définir la marge de manœuvre inhérente à une délégation.
  • Faire le point après quelque temps de collaboration.
  • Obtenir le feu vert pour démarrer un projet.
  • Prendre une décision sur un ordre du jour précis.
  • Vendre ou acheter.
  • Réclamer et obtenir des compensations.
  • Résoudre un conflit.
  • Rompre une collaboration.
  • Réprimander ou féliciter.

C’est pourquoi il doit être préparé, de part et d’autre, et suivi d’effet. L’entretien, certes, prend du temps, mais ce n’est pas du temps perdu.

We need to know ..
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1 février 2011 2 01 /02 /février /2011 08:35

La gestion des situations de crise est une chose à laquelle toute entreprise doit se préparer. Il faut savoir non seulement en quel sens doit-on rédiger un démenti, mais aussi être rodé pour faire face à toute attaque.

Gérer la crise dans l'urgence

Une entreprise ne peut pas se permettre de laisser s'éteindre d'elles-mêmes les médisances, ce délai peut lui être fatal. Il faut donc intervenir le plus rapidement possible et choisir un porte-parole digne de foi, quelqu'un dont la réputation et la prestance rendront ses paroles crédibles.

Le contenu du démenti doit être fignolé. A savoir que pour le public, le démenti, moins croustillant que l'accusation a moins de chance d'être écouté avec intérêt. Ce qui l'intéresse c'est "la suite de l'histoire". Il faut être bref et toucher au bon endroit :

  • Ne pas se lancer dans une longue argumentation logique.
  • Ne pas rappeler l'accusation. "Nos produits ont toujours été d'excellente qualité" est préférable à "Il est faux que nous ayons distribué des produits dangereux".
  • Montrer que ce dont on est accusé n'est pas grave puisque c'est le cas (voire pire) dans d'autres entreprises et pour d'autres produits.
  • Montrer que ce dont on est accusé est minime au milieu de tout ce que représente de positif l'entreprise et son personnel.
  • Déplacer l'objet de l'accusation vers un objet choquant pour les valeurs actuelles. Il faut montrer par exemple qu'on veut nuire à l'entreprise parce qu'elle présente une concurrence pour les trusts internationaux qui ne pensent qu'à s'enrichir et polluent.

Prévenir la crise

Pour prévenir la crise, il faut:

  • Donner fréquemment des informations honnêtes et claires sur l'entreprise (s'inspirer des réclamations client ou des rumeurs internes pour les faire avorter) par les médias traditionnels et par l'Internet.
  • Un site "bien propre" ne suffit pas, il faut que l'information circule dans le grand public en répondant à des requêtes simples sur les moteurs de recherche : créer un blog ou une page Facebook par exemple. Il faut aussi penser que les rumeurs peuvent venir de l'intérieur, jouer la transparence avec le personnel et communiquer aussi sur l'Intranet.
  • Communiquer plus sur l'humain que sur le technique qui n'est pas accessible à tout le monde.
  • Composer une cellule de crise avec des spécialistes (logistique, communication externe, interne, victimes, environnement, sécurité, juridique, rapporteur, décideur) et prévoir son fonctionnement (quand, comment et où est-ce qu'on la réunit quelles que soient les circonstances, les moyens dont elle disposera, etc.). Ce groupe devra s'entraîner régulièrement à partir de cas fictifs pour avoir un plan de gestion de crise rodé. Il existe des formations "management de crise".

Tirer parti de la crise

La crise passée, il faut tout faire pour que vivent les actions correctives décidées pendant la crise et redoubler de vigilance dans le travail et la communication interne comme externe.

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26 janvier 2011 3 26 /01 /janvier /2011 12:14

Les entreprises sont de plus en plus souvent amenées à "gérer le changement". En effet, les mutations économiques et l'accélération du rythme de vie rendent obsolètes certains modes de fonctionnement. Cependant, apporter des changements au sein d'une organisation implique un accompagnement des êtres humains qui la composent afin qu'ils ne perdent pas leurs repères du jour au lendemain. Ainsi leur encadrement doit changer la façon de manager.

Que se passe-t-il dans lorsqu'un changement survient ?

Selon D. Miller (1982), M. Tushman (1985) et son Organizational Evolution, C.J. Gersick (1991) et sa Revolutionary Change Theory, un changement peut être imposé par une transformation de l’environnement ou décidé par les individus quand ils ont pressenti cette transformation.

Par ailleurs, le changement peut être progressif (méthode kaizen par exemple, ou l'utilisation du système de Deming) ou encore brutal (organisation entièrement changée du jour au lendemain).

Quoi qu'il en soit, ces modifications sont difficiles à vivre. En effet, l’être humain développe inconsciemment une "résistance au changement" (phénomène mis en évidence par les psychologues américains Coch et French en 1947). Dans ce contexte, le manager doit, non seulement vaincre ses propres résistances, mais aussi accompagner son équipe pour que l’évolution se fasse progressivement, sans heurts et dans les meilleurs délais afin que, pour l'intérêt de tous, la croissance de l'entreprise ne soit pas freinée.

Quel levier utiliser pour accompagner son équipe dans le changement ?

Le changement essentiel de management va consister à veiller au maintien de la cohérence entre les quatre sous-systèmes qui composent une organisation qui sont :

  • Objectifs

  • Structure

  • Technique

  • Culture d'entreprise.

Cependant, c'est essentiellement en jouant sur la "culture d'entreprise" que le manager va arriver à faire passer le cap au personnel. C'est en effet dans la partie cachée de l'iceberg que résident les résistances inconscientes les plus fortes qui sont les symboles, les mythes, les rites ou routines.

Par symboles, on entend le jargon, le look, la connotation des mots, les objets "que l'on doit posséder", etc.

L'appellation mythes recouvre les idées reçues dans l'entreprise comme l'idéalisation d'un "avant" ou d'une personne.

Quant aux rites, ce sont les modes de communication, les festivités, les pauses, les groupes qui se forment aux repas, etc. C'est le repérage, la préservation, la conservation ou le remplacement avantageux de ces faits qui pourraient sembler anodins, qui vont aider le manager à piloter son équipe vers le changement.

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